Dans un système correctement organisé, à part dans les réunions – faites pour ça, où chacun peut et doit échanger avec chacun – les informations, émises et reçues, le sont d’abord (et souvent nécessairement) par des agents précis. L’émission (ou la réception) d’informations par des gens non qualifiés, hiérarchiquement ou techniquement, est un danger pour toute entreprise.
Chaque membre d’une organisation la représente à l’extérieur et l’étranger n’a aucune raison de suspecter l’information qu’il reçoit de ce représentant de l’entreprise. S’il se construit une idée fausse d’un projet, d’un produit, d’une stratégie, la faute en incombe évidemment entièrement à l’informateur non qualifié, avec les conséquences qui en découlent. Il existe donc, pour toute information, un émetteur obligé.
De même, une entreprise recevant une information doit le faire à travers un récepteur obligé. Un technicien ne doit pas accepter de se charger d’une information financière, sauf par exemple en mission à l’étranger en présence de clients d’importance, à en noter (ou enregistrer, ce qui est maintenant tout à fait admis) toutes les données. Et vice-versa. L’information recueillie par un élément de l’entreprise non qualifié est le plus souvent tronquée, elle manque de précisions (celles qu’on peut oublier pour les considérer sans importance, et celles que le récepteur obligé aurait demandées) et encore – et peut-être surtout – jusqu’à ce que l’information lui parvienne, ce qui peut durer des jours dans certains cas, le récepteur obligé n’en tient pas compte dans sa dynamique, puisqu’il l’ignore.
La clé : l’information, c’est l’organe de la vision du monde de l’entreprise. Le non respect des champs obligés met celle-ci dans la classe des organisations « cannes blanches ».